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Uma das principais queixas que recebemos dos nossos clientes é que os gestores são muito operacionais. Centralizam a maioria das atividades, puxando todas as responsabilidades para si. Aqui estamos falando inclusive de diretores. E por que isto acontece?

Para que um profissional direcione a maioria das responsabilidades para si, deve ter uma série de motivos. Isto dependerá de pessoa para pessoa, de acordo com as próprias crenças. Citarei apenas alguns destes possíveis motivos:

• Eu sou o responsável pelo resultado
• Precisa ser muito bem feito, assim deixa que eu mesmo faço
• Não quero correr o risco de que haja erro
• Deixa que faço mais rápido
• Não sei se as pessoas da equipe conseguirão fazer
• Não confio nas pessoas da minha equipe
• Não posso perder tempo em ensinar
• Não posso estar com tempo livre
• Tenho que me mostrar constantemente ocupado

Este gestor estará trabalhando para a sua equipe e não para a empresa.

O principal papel do gestor é fazer a gestão das pessoas e dos processos da sua área de atuação. No momento que está mergulhado nas tarefas operacionais, não terá tempo de ser gestor. Em consequência disto, o custo x benefício para manter este profissional pela empresa, será altíssimo. Ou seja, se esta situação perdurar, poderá haver uma promoção deste gestor: para o mercado.

Se por alguma razão você se identificou, é importante que haja uma mudança no seu modelo mental para que este quadro não se torne uma realidade. Proponho um exercício a ser iniciado no início de uma segunda-feira, assim que você começar suas atividades. Faça uma lista com todas as tarefas que estão sendo realizadas, em tempo real. Ex: ler e-mails, telefonemas, reuniões com clientes e colegas (superior, pares, subordinados), café, almoço, tarefa 1, tarefa 2, etc. É importante relacionar todas, por mais simples que sejam, mesmo as pausas. Continue fazendo esta relação na terça, quarta, quinta e sexta-feira, sem necessidade de fazer análises ainda. Ao deixar o local de trabalho na sexta-feira, guarde a sua lista.

Quando iniciar a semana seguinte de trabalho, você pegará aquela lista feita durante a semana anterior e, agora sim, iniciará uma análise. Para cada uma das tarefas relacionadas, faça um sinal naquelas que realmente pertencem a você e que a princípio, ninguém poderá fazê-las.

Para quem está acostumado a assumir as responsabilidades para si, talvez não seja uma tarefa muito fácil. Se realizado de maneira criteriosa, poderá ter uma certa surpresa com o resultado final, talvez percebendo que mais da metade das tarefas que vinha realizando poderiam ser delegadas às pessoas da sua equipe. E agora?

O passo seguinte será identificar qual será o destino de cada uma das tarefas, ou seja, quem na equipe teria as competências para realizar cada uma delas. É preciso perceber o conhecimento, as habilidades técnicas e comportamentais e, não menos importantes, as motivações de cada pessoa. Naturalmente não deverão ser delegadas todas as tarefas de uma só vez, mas uma a uma, na medida em que houver a aprendizagem e que a entrega seja satisfatória e dentro da expectativa. Para esta situação, a orientação e a paciência para ensinar serão de extrema importância.

Utilizando-se desta estratégia, você poderá ter a sensação de que “perderá” muito tempo, quando na verdade estará investindo, pois terá à disposição uma equipe mais qualificada e comprometida. As pessoas se sentem motivadas quando assumem mais responsabilidades. Mas não é assim com todo mundo. Neste processo você descobrirá com quem poderá contar na equipe.

E o que fazer com o tempo que “sobra”? É o tempo dedicado à gestão, pela qual você é pago! É o espaço de tempo para pensar estrategicamente em como alcançar os resultados propostos pela organização, fazer reuniões produtivas, conversar e ouvir a equipe, relacionar-se com os seus pares e com seu superior, orientar e desenvolver as pessoas que trabalham com você, olhar para fora da empresa e analisar o mercado em que está inserido e as oportunidades para novos negócios.

Com este processo, você terá muito a ganhar. Você formará sucessores. E quando houver uma oportunidade de promoção, provavelmente o seu nome será cotado. Saiba que quem não é substituível, não pode ser promovido. Pense nisto!

*Claudio D’Amico é Coach Executivo, especialista em Ferramentas de Gestão de Pessoas, Psicólogo e Sócio Diretor da Missel Capacitação Empresarial.