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Você trabalha todos os dias realizando um número de atividades que, na maioria das vezes, você mesmo desconhece. Ao final do dia, a sensação é de que muito foi feito, mas que ainda há muito para fazer, o que causa frustração e incerteza sobre o quanto você está sendo produtivo e agindo com foco e disciplina.

Este é um desafio muito comum para qualquer tipo de profissional, sejam aqueles que trabalhem com atividades operacionais, táticas ou estratégicas (nesse caso, ainda mais desafiador). Também é um desafio para as empresas e seus gestores de pessoas, que tem nos recursos humanos o seu principal diferencial.

Nesse artigo, vou indicar algumas iniciativas simples que podem produzir um resultado muito relevante na produtividade e no foco.

• 1- Crie uma lista com todas as suas atividades diárias, de qualquer origem.

Faça um levantamento de tudo que exija seus esforços e tome seu tempo, desde o deslocamento até o trabalho, atividades estratégicas, táticas, tempo de ócio, atividades obrigatórias, optativas, lazer. O que pode ajudar é criar categorias para as tarefas. Por exemplo: tarefas específicas para o atingimento das metas, tarefas de crescimento pessoal, tarefas de gestão de pessoas, resolvendo crises, apagando incêndios, tarefas administrativas (rotinas), tarefas estratégicas, tempo livre, etc.

• 2- Defina a importância e a prioridade de cada uma.

Destas atividades listadas, o que deve ser prioritário e o que pode ser feito em momentos menos turbulentos, pois exigem menos urgência ou importância.

• 3- Determine o tempo médio investido para realizar cada atividade.

No princípio, seja criterioso e meça no relógio o tempo investido em cada atividade. A visualização de seu trabalho por tempo e dividido em categorias o ajudará a perceber como você está realmente despendendo seu tempo, e lhe permitirá ter uma noção se isso se alinha ou não com suas necessidades.

• 4- Analise a real necessidade de seu envolvimento na atividade.

Muitas vezes, você perde tempo fazendo algo que pode ser feito por outras pessoas, pois tem medo de delegar ou não preparou alguém para fazer por você. Defina quais são estas atividades e pense em formas de delegá-las para liberar sua agenda.

• 5- Relacione suas atividades com suas metas, objetivos e ações para alcançá-las, para então definir sua agenda.

Analisando suas atividades, mensure o impacto positivo que cada uma delas causa na busca de suas metas e objetivos. As atividades que causarem mais impacto devem ter prioridade na sua agenda e são aquelas para as quais você deve estar mais atento.

• 6- Busque formas de otimizar o tempo e facilitar a execução das atividades.

Busque tecnologias, processos e estruturas que facilitem a execução de suas táticas. Hoje em dia é possível desempenhar muitas atividades com disciplina se tiver as ferramentas corretas ao seu alcance. Pesquise as possíveis alternativas.

• 7- Busque por feedback de quem trabalha com você sobre seu desempenho.

Procure saber a opinião das pessoas sobre a forma como você desempenha suas atividades e reflita sobre os comentários. Você pode ter insights bastante positivos sobre como melhorar sua performance a partir dessas conversas.

• 8- Encontre uma maneira de medir sua evolução.

Crie algumas maneiras de mensurar o quanto a nova organização das atividades está beneficiando sua produtividade. Uma forma é verificar o número de atividades que você consegue realizar em um determinado tempo, ou o número de objetivos que consegue alcançar. Crie parâmetros de resultado financeiro e a evolução ao longo do tempo. Se possível, converse com seu gestor de maneira sistemática (mensal, trimestral ou semestralmente) para definir um conjunto de metas de desempenho.